Purposes, Structure and Function of a Human Resources Department

1.2

The human resources department provides a key support function within an organization. It exist to ensure organization have the right people who will able to achieve the organization objectives. To do this and that, human resource specialist must:

i)                    Recruit suitable workers

ii)                  Ensure the workers receive appropriate training

iii)                Establish system for compensation and rewarding employees

iv)                Maintain staff records

v)                  Ensure the organizations is complying with the employment laws

vi)                Develop a working relationship with the employees’ trade union representatives, where the workers are unionized.

*But all of this of course, Small-And-Medium-Sized Enterprises (SMEs) rarely have sophisticated HRM practises as per sizes of the organizations.

These functions must be achieved at minimum cost and with maximum efficiency. Not every organization has a specialized human resource department. A number of factors determine whether or not a company will have such a department. These factors are:

i)                    The size of organization

ii)                  Unionization of the workforce 

iii)                Ownership of the company

iv)                The philosophy of top management

1.1.1        Size Of The Organization

As the size of organization grow larger and larger in term of number of employees, the more likely it is to have separate human resource department. However, the absence of a human resource department does not mean that the human resource management function is not being carried out in such organizations.  As long as people are employed, the human resource function will still exist.

1.1.2        Unionization Of The Workforce

The number of employees is a key criterion in deciding whether or not to have human resource department, an overriding factor may be the status of the employees. In unionized environment, management needs to specialized knowledge in the area of management of human resources. As for the example, if they belong in trade union the company would be wise to employ specialists in the field of industrial relations and human resource management staff who are knowledgeable about labour laws.

1.1.3        Ownership Of The Company

Multinational companies and joint ventures with foreign partners can be expected to need a human resource department to provide input and knowledge in the areas of industrial relations and labour laws which, unlike production, marketing and finance, need local expertise.

1.1.4        Philosophy Of Top Management

Following the top management philosophy to decide whether to have or not to have hires human resource specialists and employs them in a special department. If the management truly believes that the organization’s successes and profits are dependant on the cooperation and effort of the works, they are more likely to perceive a need for a human resource department .

*Unfortunately and very unfortunately, there are managers who will happily agree with this maxim but will not spend any money on establishing a human resource department !!!!

The Human Resource Function Can Be Summarized In :

Size of the company	Responsibility of human resource
Small company	Heads of department/ all managers
Medium-sized company	Administration department
Large-sized company	Human resource department
Very large company	HR department, training department, and industrial relations department.

1.3  Careers In Human Resource Management 

Human resource specialist need to be able to speak the language of business.  For example, if you are working in manufacturing company, the hr specialist must know how the industry is working. Human resource management is getting significant increase on becoming choice as a career.

The best-known programmes for this purpose are the certificate and diploma in human resource management (MHIM). These programmes are held on a part-time basis at night and during the weekends to suit working people.

Anyone who chooses to work in human resource management must be prepared to constantly upgrade his or her skills  and knowledge. As with most other areas of management, the amount of knowledge and resources relevant to the profession is growing rapidly.

  1.3.1      Skills Required Of Human Resource Specialists

The most important requirement for anyone employed in the human resource function is communication skill. Nevertheless, the human  resource manager and his officer will frequently be in position of having to persuade top and middle-level managers of the value of their ideas.

This means that a perquisite for a human resource job is the ability to present ideas cogently and clearly. Therefore, the human resource specialists needs to understand how to introduce and manage the change process.

Nearly all organizations are computerizing clerical and record-keeping functions. Hence, the human  

Resource manager and his staff need to be able to use suitable software packages so that they can provide information as efficiently as possible.

The uses of computerized software include:

i) database system for personnel records which allow for easy updating of information.

ii) payroll system

iii) intranet systems which allow employer to communicate with employees as well as permitting employees to contact other employees

iv)attendance tracking systems

v) knowledge management systems

vi) tracking of performance output 

vii) monitoring of computer usage.

*Human resource specialists must be familiar with technique s for using this technology effectively.

The human  resource specialist must be aware of these problems and take appropriate steps to ensure employees’ privacy is respected. Another problem often faced by the human resource department staff when they contemplate on buying and installing human resource-related software is the lack of cooperation from the organization’s information technology (IT) department.