Job Analysis

Job analysis is a technique of studying a job to identify  the skills, knowledge, experience and other requirements necessary to perform the job. there is no wait until vacancy occurs to carry out this job analysis. A proactive human resource department will ensure all jobs in the organization have been analyzed and documented,and are re-analyzed on regular basis.

The information gathered during job analysis is not only used in the recruitment and selection process; it is also useful as an evaluation tool in ensuring that employees are given appropriate training and as the basis for setting objectives for the employee so that this performance can be properly assessed and managed.

HOW TO CONDUCTING JOB ANALYSIS ?

There are several potential sources of information which may be used in doing job analysis. When it is being carried out  for a job that already exists in the organization, the two most important sources of information are:

    i) the workers doing the job, known as incumbents; and

    ii) the head of the department  under which the job is carried out.

As for the examples of method that can be use to do job analysis such as :

The following steps will help provide the best analysis of a particular job:

--Involve employees by having them complete job analysis forms.

--Interview employees, asking them specific questions about their job duties and responsibilities.

--Obtain log sheets from employees with information about each of their tasks and the time spent on each task for at least one full work week.

--Complete desk audits where you observe employees doing their jobs at different times of the day and days of the week and track what they do and for how long.

--Interview supervisors and managers, and other employees, clients and customers the employee may interact with while performing the job.

--Compare the job to other jobs in the department as well as the job grade or job family to show where it falls on the pay scale.

If there is more than one person doing the same job, make sure to observe and obtain feedback and information from more than one person. You will want to review your findings with the employees who do the job as well as their supervisors and managers to tweak your findings until you have an accurate reflection of the job duties and responsibilities.

https://s-media-cache-ak0.pinimg.com/originals/d9/92/98/d992987a04861ad025ad8514a2a6cc77.jpg